Cómo hacer presentaciones efectivas en el trabajo

En la mayoría de los trabajos (sean o no dependientes) necesitamos de buenas herramientas de comunicación para transmitir nuestras ideas o proyectos.

Parece increíble, pero la verdad es que no importa cuán buenos seamos en la práctica y en la ejecución, si no contamos con herramientas que nos permitan entregar de una manera apropiada la información es difícil que podamos brillar.

Es por eso que, aún cuando nuestro trabajo no "requiera" presentaciones en el día a día, es importante que nos valgamos de las herramientas que podamos tener a la mano para que lo que hacemos en la práctica no pase desapercibido en lo público.

En la universidad, una de las falencias que encuentro en la mayoría de los programas es que no hay un curso sobre presentaciones efectivas en el trabajo ni tampoco nos enseñan cómo dar una entrevista. Y son 2 herramientas super necesarias a la hora de enfrentarnos al mundo laboral.

En este post, te comparto 5 tips que me han servido para hacer presentaciones efectivas en el trabajo que te servirán para replicar y crecer en esa área.

1) Conocer tu público

Cuando se está preparando una presentación, generalmente lo hacemos con base a lo que nosotros queremos decir o mostrar. Sin embargo, esta forma de pensar en realidad es muy egoísta, ya que no necesariamente es la mejor forma en la que tu audiencia va a entender la información.

Por lo tanto, es importante saber qué personas asistirán. Algo muy útil es hacerte la siguiente pregunta: las personas que asistirán ¿son cargos de jefatura, de gerencia, personal a cargo, pares?

Para cada tipo de cargo, la información a mostrar y explicar debe ser diferente:

• Para gerencias, la información debe ser muy concisa. En estos casos, menos es más. Una sola lámina. Tablas con información resumen. Explicación breve. Por supuesto, debes tener todo el respaldo de la información que dices, pues muchas veces pueden venir preguntas adicionales que profundizan lo que muestras. Sin embargo, que esto sea por petición no porque de antemano lleves mucha información para mostrar.
• Para jefaturas (tu líder directo), la información puede ser un poco más amplia, dependiendo del motivo de la presentación. Generalmente estas presentaciones son para mostrar un poco más a detalle el trabajo personal o la del grupo que llevas (si fuese así). Si tus responsabilidades se resumen en 5 grandes variables, en esas mismas variables te vas a centrar. Y de nuevo, si se quiere entrar al detalle del trabajo operativo diario, las preguntas vendrán, pero de primera instancia, no será necesario.
• Para pares (compañeros de trabajo), la información a transmitir deberá ser al nivel de sus necesidades. Generalmente este tipo de presentaciones son para multiplicar aprendizajes de experiencias laborales, enseñar, promover, replicar, ampliar. Por lo que estas presentaciones deben ser centrados a la experiencia a explicar. Es importante que en estas presentaciones hayan espacios para que las personas puedan intercambiar opiniones y experiencias personales que ratifiquen el contenido de la presentación o refuercen la información que estás transmitiendo.
• Para personal a cargo, deberás evaluar el nivel de detalle que necesitan escuchar, así como también el lenguaje que debes utilizar para que se entienda lo que vas a transmitir. Si el personal es operativo, un lenguaje menos formal y más personal, con experiencias cotidianas o ejemplos prácticos son muy útiles para que la información se entienda de manera clara. 

2) Agendar y usar bien el tiempo

Generalmente las presentaciones requieren de un espacio físico y una agenda definida. Asegúrate de enviar la invitación a la reunión a las personas cuya asistencia es requerida y definir bien el tiempo a utilizar, así como llegar al menos 15 minutos antes al lugar para asegurarte de contar con todos los elementos o herramientas tecnológicas que requieres, así como hacer pruebas.

Con respecto al tiempo de una presentación, no sé si lo sabes, pero la "hora escolar" es definida en 45 minutos. ¿Por qué son 45 minutos y no la hora completa? Pues, 45 minutos es el tiempo que podemos estar concentrados en un tema antes de que una persona se agote mentalmente.

De hecho, según Gibbs (1992) los primeros 15 minutos de presentación son claves para entregar información a la audiencia, ya que a partir de este lapso la atención comienza a decaer. 

Por lo tanto, utiliza muy bien los primeros 15 minutos. Puedes comenzar con los datos más relevantes mientras luego vas profundizando en el tema.

Si tu presentación es de 1 hora, asegúrate de que los últimos 15 minutos estés cerrando con conclusiones y posiblemente deja un espacio para preguntas.

Una práctica que puedes usar si tu presentación es de más de 30 minutos para recapturar la atención, es interactuar con el público, esto puede ser: haciendo preguntas, pidiendo opiniones, solicitar experiencias que refuercen la información.

3) Hacer PPT's apropiadas

Parece una recomendación algo obvia, pero la mayoría de las personas no saben cómo hacer presentaciones apropiadas. Algunos tips son los siguientes:

• Si tienes alguna presentación con imagen corporativa úsala, sino usa una plantilla sobria.
• No coloques demasiado texto, no es necesario y se ve mal que leas toda la presentación (aparte que aburre al público). Coloca puntos clave a modo "resumen" con letra mínimo tamaño 16 Arial (las letras pequeñas no se leen bien y cansa la vista). Usa tus palabras para explicar o profundizar en lo que estás mostrando, eso muestra que tienes dominio del tema.
• No coloques GIF ni demasiados íconos. Se pueden colocar imágenes si la intención es mostrar un lugar u objeto. Si se quiere mejorar la visual, colocar un solo icono que represente el tema que estás exponiendo.

Si la presentación es para una gerencia, te recomiendo revises tus láminas con alguien más para una segunda opinión, puede ser tu jefatura o la gerencia más cercana a la que le tengas la confianza de pedirle sugerencias.

4) Dejar espacios para interactuar

Parte de una buena presentación implica interactuar con la audiencia. En las buenas presentaciones hay oportunidad de hacer participar a las personas, ya sea haciendo preguntas al público o permitir preguntas de vuelta.

Esto permite que la atención de las personas se mantenga en un buen nivel y enganchada hasta el final.

Tener estos espacios también te da la oportunidad de reforzar la información que transmitiste, también indica seguridad sobre el manejo del tema en cuestión.

Si te ocurre que hacen una pregunta cuya respuesta no sabes, no hay mejor reacción que la sinceridad. Lo que puedes decir es "no tengo la respuesta ahora, pero puedo revisar luego de esta presentación y te la comento aparte", o bien, darle la oportunidad a otra persona dentro del público de responder si alguien conoce la respuesta.

5) Practicar, practicar, practicar

Esto implica que al tener lista tu presentación, puedas practicar en privado tu monólogo. Puedes utilizar un espejo para mirarte mientras expones, también podrías grabarte y luego usar la autocrítica para ir corrigiendo y mejorando.

La práctica también te permite evaluar si estás usando bien el tiempo, si el tono de voz es el adecuado y si la forma en la cual vas a explicar tu información al público es la correcta.

También podrías buscar a una persona a la cual le presentes la información antes de la fecha para que te de sus sugerencias y puedas aplicar las recomendaciones para tu presentación.

Muchas veces este paso no lo tomamos en cuenta, pues creemos que con la información de la lámina que se muestra es suficiente. Sin embargo, la parte más importante de las presentaciones es la puesta en escena.

El psicólogo Albert Mehrabian (1967) hizo investigaciones relacionadas con la comunicación no verbal, en donde llegó a la conclusión que solo el 7% de la información se atribuye a las palabras, mientras que el 38% se atribuye a la voz (entonación, proyección, resonancia, tono, etc.) y el 55% al lenguaje corporal (gestos, posturas, movimiento de los ojos, respiración, etc.).

Entonces es relevante no sólo enfocarse en las palabras que vamos a usar sino también en todo el proceso de comunicación que incluye la corporalidad y entonación de la voz. Y para eso, es necesario practicar.


Estos 5 tips te serán de utilidad para hacer presentaciones efectivas en el trabajo. Ponlas en práctica y comparte este post a quienes le pueda ser de utilidad.

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